نرم افزار مدیریت ساخت و ساز انقلابی در روند ساخت و ساز حرفه ای ایجاد کرده و نه تنها سبب افزایش بهره وری حاصل از کارآمدی شده بلکه فعالیت های حرفه ای شرکت ها و موسسات بازرگانی را رقابتی تر کرده است.
مسئولیت های مختلفی که پیش از این توسط مدیر پروژه، مهندس طراح و معمار پروژه صورت می گرفت، اکنون با استفاده از برنامه های بسیارپیچیده انجام می شود.
گمانه زنی ها حاکی از آن است که بخش اعظمی از پیمانکاران برای برآورد هزینه ها، حسابداری، مدیریت پروژه، برنامه ریزی و طراحی با استفاده از رایانه، از نرم افزارهای ساختمانی استفاده کنند.
همین امر سبب می شود تعداد زیادی از این نرم افزارها در اختیار بخش ساخت و ساز قرار گیرد. این در حالی است که تعدد آن ها انتخاب نمونه ای متناسب با نیاز متخصصان را دشوار کرده است.
از این رو در این مطلب از ساختمانچی به معرفی 10 ویژگی برتر که یک نرم افزار مدیریت ساخت و ساز در جهت ایجاد یک شرکت ساختمانی با قوی ترین و کامل ترین عملکرد برای پیمانکاری ساخت و ساز تجاری، مسکونی و صنعتی باید شامل شود، می پردازیم. در ادامه با ما همراه باشید.
حسابداری
میزان هزینه مصرفی یک پروژه ساخت و ساز باید به طور دقیق مورد نظارت قرار گیرد. چنین نرم افزارهایی باید قابلیت ادغام و مبادله اطلاعات حسابداری با دیگر انواع نرم افزارهای حسابداری بازرگانی را داشته باشند.
چنین نرم افزاری باید نظارت بر تعداد پروژه های کوچک تا صدها پروژه بزرگ که به طور هم زمان انجام می شوند را برای مدیران آسان کند.
هم چنین یک برنامه حسابداری ساخت و ساز باید بتواند به طور خودکار عملکردهایی نظیر حساب های دریافتی، حقوق و دستمزدها و ورودی های سفارش کار و… را بر اساس نیاز مشتری و کار انجام دهد.
هزینه شغلی
هر نرم افزار مدیریت ساخت و ساز باید بتواند نرخ استاندارد برای انواع خدمات ساختمانی مختلف ارائه شده توسط شرکت و میزان هزینه برای کارفرما و کارمند، مدیر تولید و سوپروایزر را تعیین کند.
هم چنین باید از قابلیت ردیابی هزینه ها در طول زمان و مدیریت جدول زمانبندی پروژه برخوردار باشد. همچنین اطلاعات عملی در جهت بالابردن بهره وری و سفارشات خرید را تولید کند.
مدیریت خدمات
آنچه که شما نیاز دارید، نرم افزاری است که قادر به مدیریت و ارسال دستورالعمل های کاری، ساخت برنامه، تخصیص صحیح دارایی و تجهیزات ساختمانی، مدیریت کارفرماها و مدیریت منایع انسانی به صورت موثر باشد.
نرم افزارهای پیشرفته تر امکان ارسال از طریق تکنولوژی GPS را دارند. آنها این امکان را برای ارسال کنندگان فراهم می کنند که کارهای خود را به نزدیک ترین تکنسین ارسال کنند. انجام این کار می تواند باعث بهبود بهره وری تکنسین ها نیز شود.
مدیریت پروژه
در بسیاری موارد سوپروایزرها، توانایی رسیدگی به تمام جزئیات در چرخه تحویل پروژه ساخت و ساز را ندارند. حتی یک تیم مدیریت هم ممکن است در برنامه ریزی منابع، جمع آوری تیم در جهت همکاری، پیگیری در میزان پیشرفت پروژه، مدیریت و یکپارچه سازی درخواست های جدید مشتریان، تغییر در برنامه ریزی زمانی به دلیل ایجاد تغییر در مهلت پایانی تحویل پروژه و پیگیری هر مسئله ای دچار مشکل شوند.
یک نرم افزار مدیریت ساخت و ساز خوب، بسیاری از فعالیت هایی که در بالا به آن ها اشاره شد را باید انجام دهد. هم چنین سایر موارد مانند مدیریت منابع در طول چندین پروژه، توسعه و بروزرسانی برنامه های پروژه و اطمینان از سودآوری آن و… را به صورت خودکار انجام می دهد.
برنامه ریزی شغلی
برنامه ریزی شغلی که با نام اتوماسیون کاری نیز شناخته می شود، در یک نرم افزار مدیریت ساخت و ساز خوب وجود دارد. همچنین به برنامه ریزی به شکل صحیح، اختصاص تجهیزات یا کارگران ماهر برای چندین پروژه، ایجاد تعادل کاری در پاسخ به تاخیرهای غیر قابل پیش بینی مانند تغییرات آب و هوایی، ورودی مشتری ها، چالش های کاری و غیره کمک می کند.
هم چنین یک نرم افزار مناسب باید قادر به ترسیم جدول زمانبندی پروژه، تخصیص نیرو و منابع انسانی، پیش بینی وابستگی های لازم بین نیروی کار و تجهیزات و یادآوری نکات لازم برای پیمانکاران فرعی و سایر کارمندان باشد و این برنامه را بر اساس پیشرفت پروژه در فاکتورهای خارجی تنظیم کند.
گزارش
یک نرم افزار مناسب باید امکان کنترل بر روی اطلاعات پروژه، تهیه گزارش های تجزیه و تحلیل برای تقویت تصمیم گیری، جمع آوری و خلاصه نویسی اطلاعات و تهیه گزارش های مختلف از هزینه های خدماتی تا سرویس های معماری را فراهم کند.
نرم افزار گزارش پروژه باید در زمان مشخص داده های واقعی ارائه دهد. سپس به طور خودکار دریافت گزارش برای تمامی پرسنل را برنامه ریزی کند.
همچنین اجازه انتقال به یک نرم افزار سوم مانند اکسل را بدهد. همچنین به مدیران در جهت ارزیابی وضعیت پروژه و شناسایی مناطق پر ریسک، عملکرد و یا عقب افتادن برنامه کمک کند. این گزارش باید به گونه ای باشد که فهم آن آسان بوده و تمام اعضای تیم امکان استفاده از آن را داشته باشند.
مدیریت اسناد
منابع شرکت های فعال در حوزه ساخت و ساز بسیار زیاد و پیچیده تر از سایر کسب و کارها بوده و شامل تجهیزات، حمل و نقل، مصالح ساختمانی و تکنولوژی می باشد.
عملکرد یک نرم افزار مدیریت دارایی خوب باید به گونه ای باشد که نامه های دستی را حذف کند. سپس گزارش موجودی را سریع انجام دهد و در پیداکردن موجودی های گمشده سریع عمل کند.
همچنین باید از توانایی ردیابی دارایی های شغلی برخوردار باشد و به مدیران در توزیع تجهیزات و منابع موثر بر اساس اطلاعات موجود کمک کند.
بدون دسترسی به این قابلیت، ممکن است بنا بر عدم آگاهی از محدودیت های موجودی و تجهیزات، مدت زمان زیادی را صرف انجام پروژه های متعدد کنید تا به طور موثر انتظارات مشتری را تکمیل با برآورده کنید.
مدیریت تجهیزات
این قسمت شامل تخصیص تمامی تجهیزات موجود در طول پروژه به شکل موثر و شناسایی تجهیزاتی که نیاز به تعمیر و نگهداری دارند، می باشد. همچنین به نمونه های کاربردی که حاضر برای استفاده در محل کار هستند نیز کمک کند.
یک نرم افزار مدیریت تجهیزات خوب در کنار یک برنامه جامع مدیریت می تواند فرآیندها و برنامه های تعمیر و نگهداری را آسان کند. همچنین عملکرد پایدار در محل کار را تضمین کند.
با اطمینان از این که تمامی تجهیزات و دارایی های ساخت و ساز می توانند نیاز مشتری را برآورده کنند، از عملکردی مداوم اطمینان حاصل نمایند. هشدار در زمان نیاز به نمونه ای از تجهیزات خاص نیز یک مزیت بزرگ محسوب می شود.
قابلیت های تلفن همراه
امروزه تجارت ها به نرم افزار مدیریت ساختمان که بتوان هم از طریق رایانه و هم تلفن به آن دسترسی داشت، نیاز دارند. این قابلیت باید به گونه ای باشد که سوپروایزرها، پیمانکاران و کارمندان به داده های پروژه دسترسی داشته باشند. این در حالی است که در محل کار حقیقی این موارد را دست کم می گیرند.
نرم افزارهای ساخت و ساز مبتنی بر وب گزینه ای مناسب می باشند. چرا که افزایش قابلیت ها می تواند بازنگری در مشخصات پروژه، برنامه ریزی در زمینه تجهیزات، برنامه کارمندان، پیشرفت کار، تغییرات در مهلت پایانی تحویل پروژه، ورودی مشتری های جدید و منابع موجود را تسهیل کند.
این امر می تواند به مدیران پروژه برای اتخاذ سریع تر تصمیمات کمک کند. همچنین نیاز به حضور در دفتر کار برای تعامل با بخش های مربوطه را کاهش دهد. دسترسی به این ویژگی ها بر روی تلفن همراه می تواند به تسریع در تکمیل پروژه کمک کند.
کلام پایانی
آن چه در این نوشته از ساختمانچی به بیان آن پرداختیم، ویژگی های نرم افزارهای مدیریت ساختمانی می باشد. امیدواریم با مطالعه این نوشته به اطلاعات ارزنده ای در این خصوص دست یابید. ما را از نظرات، پیشنهادات و انتقادات خود آگاه سازید.
