یادگیری این که چگونه می توان در پروژه های ساختمانی مدیریت بحران را انجام داد کمی پیچیده به نظر می رسد اما واقعیت چنین نیست. هر پروژه ساخت و ساز از طراحی تا نصب فیزیکی درگیر موقعیت های چالش برانگیز و پروسه های متعدد خواهد شد که این امر ممکن است هدف اصلی پروژه را تحت تاثیر قرار دهد و از مسیر واقعی منحرف کند.
هر پروژه در طی فرآیند اجرای خود با ناشناخته ها و مسائل جدید رو به رو خواهد شد، از این رو یادگیری این که چگونه باید آن ها را مدیریت کرد برای چرخه اجرای پروژه بسیار ضروری است. در ذیل به تعریف بحران و 4 گام مهم برای رویایی و واکنش نسبت به آن پرداختیم. با ساختمانچی همراه باشید.
منظور از بحران چیست؟
ناشناخته ها به هر آن چه که مطمئن هستیم نمی دانیم مرتبط می باشند. آن ها تجربیات و دانشی را در بر می گیرند که شما و تیم پروژه فرصت لازم برای تجربه‌کردن آن ها در اختیار نداشته اید.
به طور معمول این شرایط تحت پوشش افزودن احتمالی به قرارداد یا مدت کار قرار می گیرند. هدف اصلی برای رویایی با ناشناخته ها و بحران ها این است که در برابر آن ها شکست نخورید و مجهز به تجهیزات لازم برای تجدید قوا در برابر رخداد آن ها باشید.
چگونه باید به بحران پاسخ داد؟
تیم مدیریت پروژه درک می کند که از منابع احتمالی برای تخصیص بودجه به مدیریت بحران استفاده می شود. اندوخته های مالی و پس اندازها توسط حامی پروژه مدیریت می شوند و در برنامه مدیریت بحران گنجانده شده و برای موقعیت های ریسک پذیر مورد استفاده قرار می گیرند.
امور ناشناخته باید به همراه مواردی که روند کاهش خطر را تحریک می کنند، شناسایی گردند. این نوع ریسک ها در اوایل روند طرح ریزی پروژه مورد بحث و بررسی قرار می گیرند و حامی پروژه و صاحبین آن خطر، احتمال وقوع آن و برنامه واکنش به آن را تائید و تصدیق می نمایند.
مدیریت بحران
بحران ریسک شناخته نشده‌ای است که بخشی از هدف پروژه محسوب نمی شود و حتی بخشی از طرح مدیریت بحران را نیز تشکیل نمی دهد. این امور ناشناخته تنها به دلیل شرایطی که باعث وقوع آن ها می شوند و قبلاً تجربه نشده‌اند اتفاق نمی افتند، بلکه به این دلیل که تیم پروژه به اندازه کافی خطرات را پیش بینی، تجزیه و تحلیل نکرده‌اند و یا با چالش در مورد امکانات و خطرات موضوعات بی سابقه رو به رو نشده، رخ می دهند.
برخی از خطرات وابسته به زمان هستند، برخی دیگر به پیشرفت وابسته می باشند و برخی دیگر بعد از کاهش ریسک، فقط خطرات باقی مانده به شمار می آیند. حوادث و اتفاقاتی که در طبیعت و جریان های مختلف ناشناخته هستند در این دسته قرار می گیرند و یک ارزیابی دقیق برای آن ها نیاز است.
یک رخداد باید با توجه به تاثیر، وقوع، جریان و تشابه ارزیابی گردد تا به عنوان ناشناخته در نظر گرفته شود. هنگامی که تمام این حوزه ها تحت پوشش هیچ طرح مدیریت بحران قرار نگیرند، ما می توانیم لقب ناشناخته ها به آن ها بدهیم.
ذخایر احتمالی ناشناخته ها را در بر می گیرند در صورتی که ذخایر مدیریتی برای مراقبت از سایر ناشناخته ها در نظر گرفته می شوند. اندوخته مدیریتی تنها یک کمیت است که در سطح شرکتی یا سلسله مراتب بالاتر برای اشاره به ناشناخته ها تخصیص داده می شود.
ذخیره مدیریتی جزئی از بودجه پروژه نیست و باید مجوز مدیریت داشته باشد تا بتواند به سمت هزینه های پروژه روانه شود. طرح های پس انداز و تکنیک های فشرده سازی برنامه زمان بندی نظیر روش اجرای سریع برای مدیریت بحران مناسب می باشند و هزینه های آن ها جزء ذخایر احتمالی به شمار می آیند.
ارزیابی بحران
پروسه مدیریت بحران یک وظیفه خاص است که نیازمند تائید مدیریت و طرح پاسخ بحران می باشد. برخی از ابزارهای رایج که در طول پروسه ارزیابی مورد استفاده قرار می گیرند به شرح زیر می باشند:
- درصد هزینه
- شبیه سازی مونت کارلو
- آنالیز درخت تصمیم گیری
- EMV یا اعتبار پولی قابل انتظار
هرکدام از این تکنیک ها از هزینه های تجزیه و تحلیل رویکرد سیستماتیک و پیامدهایی استفاده می کند که جزئی از برنامه ذخیره احتمالی هستند. شبیه سازی مونت کارلو برای بازبینی تمام نتایج احتمالی حاصل از یک رویداد تحت شرایط ناشناخته استفاده می شود.
آنالیز درخت تصمیم گیری نیز برای تعیین مسیر و انتخاب های موجود هنگام تصمصم گیری به کار می رود. در نهایت هزینه به درصد احتمال وقوع یک رویداد بستگی دارد.
EMV ابزاری است که در پروژه هایی که احتمال وقوع ریسک در آن ها بالاست بسیار کارامد می باشد. هر چه ریسک های بیشتری شناسایی شوند، ذخایر احتمالی بهتر محاسبه و طراحی می شوند تا موقعیت های ناشناخته را پوشش دهند.
آنالیزی که در این خصوص انجام‌شده نشان می دهد که خطرات مستقل هستند و به دلیل این که برخی از آن ها ممکن است اتفاق نیفتند، می توانید از وجوه اختصاصی برای پوشش سایر حوزه های ریسک پذیر استفاده کنید.
خطرات مدیریت بحران
از جمله خطراتی که در بحث مدیریت بحران مربوط به ساخت و ساز مورد بررسی قرار می گیرند می توان به موارد زیر اشاره نمود:
بحران مالی
هزینه مصالح، تقاضای بازار، تخمین نادرست هزینه ها، تاخیر در پرداخت ها، ناتوانی مالی پیمانکار و عدم کنترل گردش نقدی پول تهدید بزرگی برای هر پروژه محسوب می شوند.
بحران اجتماعی سیاسی
اصلاحات قوانین و ضوابط دولتی، عدم رعایت نظم و قانون، رشوه خواری، عدم پرداخت توسط دولت، افزایش مالیات و تغییر در دستگاه دولت منجر به وقوع بحران اجتماعی سیاسی خواهند شد.
بحران زیست محیطی
شرایط نامساعد آب و هوایی، بلایای طبیعی، مشکلات دسترسی به محل پروژه، آلودگی و عدم رعایت قوانین ایمنی می توانند بحران زیست محیطی ایجاد کنند.
بحران های مرتبط با ساخت و ساز
عدم اجرای درست تدارکات، اختلاف بین کارگران، تغییرات طرح، عدم کیفیت مناسب کار به دلیل محدودیت زمانی، کم کاری کارگران، تاخیر در بررسی و بازبینی نقشه ها همگی برای ساخت و ساز یک بحران به شمار می آیند.
فرآیند مدیریت بحران در پروژه ساختمانی
فرآیند مدیریت بحران چیزی جز یکسری مراحل که به شناسایی و مقابله با خطرات احتمالی در پروژه می پردازد نمی باشد. اگر این مدیریت صادقانه و به درستی انجام شود، نه تنها احتمال وقوع حادثه را کاهش می دهد بلکه تاثیرات ناشی از آن را به حداقل می رساند.
به عبارت ساده تر، این فرآیند اقدامات پیشگیرانه را برای جلوگیری و کاهش خطراتی که پروژه را تهدید می کند پیشنهاد می دهد. مراحل مدیریت بحران به شرح زیر می باشند:
شناسایی خطر
مشورت و هم فکری
افرادی که در پروژه مشارکت می کنند همه جوانب را بطور جامع بررسی نموده و ایده ها و افکار خود را برای پیش بینی خطرات مطرح می کنند. از بین آن ها یک نفر تمام موارد را یادداشت نموده و نقاط قوت و ضعف را بررسی می نماید.
نظر متخصص
به منظور آگاهی و پرهیز از مواردی که بحران را تحت تاثیر قرار می دهد از افراد باتجربه و ماهر در زمینه ساخت و ساز کمک می گیرند.
تجربیات گذشته
پروژه های مشابهی که در گذشته انجام شدند به دقت بررسی می شوند تا فاکتورهایی که بر آن ها تاثیرگذار بودند شناسایی شوند.
چک لیست
یک لیست شامل خطراتی که پروژه را تهدید می کنند حاضر می شود. سپس با خطراتی که پروژه های قبلی را تحت تاثیر قرارداده مقایسه می شوند، از این رو می توان احتمال وقوع آن ها را پیش بینی کرد.
ارزیابی بحران
پس از آن که تمام خطرات احتمالی شناسایی شدند، ارزشیابی آن ها بر اساس متدهای کمی و کیفی انجام می شود. با استفاده از روش ارزیابی، اطلاعات موجود برای تخمین احتمال وقوع و میزان پیامدهای ناشی از آن مورد استفاده قرار می گیرند.
روش کیفی
این روش اصولاً برای پروژه های کوچک مورد استفاده قرار می گیرد و شامل تهیه لیست، گردآوری خطرات و اولویت بندی آن ها توسط افراد با تجربه می باشد.
خطرات و بحران ها با توجه به نقطه نظرات گردآوری می شود و به صورت پر خطر، کم خطر و متوسط دسته‌بندی می گردند. از این روش در مواقعی که دیتاهای کافی در اختیار نیست یا زمان محدود است استفاده می شود.
روش کمی
این روش برای پروژه های بزرگ کاربرد دارد و در آن با بررسی اطلاعات و اعداد تاثیر بحران را ارزیابی می کنند. در این روش نیاز به تلاش و کوشش بسیار است، زیرا به منظور دستیابی به یک تحلیل دقیق، به اعداد و ارقام نیاز است.
واکنش به بحران
پس از شناسایی و ارزیابی خطرات، گزینه های موجود به منظور پیشگیری از خطرات علامت گذاری می شود و از نظر وقوع در آینده مورد بحث و بررسی قرار می گیرند.
در کنار اندازه گیری هایی که تاثیر خطر بر پروژه را نشان می دهند، می توان فرصت های خوب را نیز شناسایی کرد. واکنش به بحران موارد زیر را شامل می شود:
پرهیز از خطر
راحت ترین راه به منظور مقابله با خطر، پرهیز و دوری از آن است. به عبارت ساده تر، برای مثال می توان بخش هایی از پروژه که ممکن است دچار بحران شوند را حذف یا جایگزین کرد.
انتقال خطر
روش های مختلفی وجود دارند که از طریق آنها می توانید خطرات پروژه های خود را به اشخاص ثالث انتقال دهید. برای مثال برون سپاری کارهای پیچیده به سازمان های با تجربه، بیمه، استفاده از قرارداد قیمت ثبات به جای قیمت واحد و حذف کامل اصطلاحات مربوط به گارانتی را می توانید در این خصوص انجام دهید.
کاهش خطر
کاهش تاثیر خطراتی که غیر قابل اجتناب یا انتقال هستند، کاهش خطر نام دارند. با بررسی مجدد پروژه، از نابودی پیچیدگی ها و انجام آزمایشات اضافی می توان میزان خطرها را کاهش داد.
پذیرش خطر
هر پروژه به نحوی دچار بحران می شود. برخی از خطرات بخشی از پروژه هستند و حتماً باید با آن ها کنار بیایید. با توجه به وقت و هزینه، مدیران مسئول باید در مورد خطرات و نتایج ناشی از آن ها در پروژه آگاه باشند.
کلام پایانی
به نظر شما این مقاله چگونه است؟ آیا چیز جدیدی از آن یاد گرفتید یا راهکارهای جدیدی برای مدیریت بحران در نظر دارید؟ در صورت تمایل نظرات خود در این زمینه را با ما در میان بگذارید.
